導入前にマナーやルールを決めるべき

ビジネスチャットはとても便利なツールなので、導入することによってメリットがとても多くなっています。しかし、ビジネスチャットが存在していることで、精神的にまいってしまうこともあるのです。

このような事態を防ぐためには、あらかじめマナーやルールを決めておき、きちんと利用者に指導することが求められるでしょう。

どのようなマナーやルールにすればよいのでしょうか

それは他のツールを使って連絡を行わないことが大切です。

たとえばビジネスチャットを使っているにも関わらず、メールやLINEでも連絡をするなどと、多様な方法で連絡をしようとすると、利用する人が混乱してしまうこともあるでしょう。

当然情報漏えいのリスクも高くなるので、利用するのであればビジネスチャットのみに絞ることをおすすめします。ただし、電話やファックスは止めてしまうわけにいかないので、今まで通り利用してもよいでしょう。

導入する目的を明確に

社員が簡単に情報を共有することを目的としているなど、導入を明確にすることで、何でこんなツールが必要なのかという疑問を抱く人が少なくなるでしょう。

他にもチャットワークを利用する時間帯や、確認を行う時間帯なども明確にしておくことで、強制的に行わされている感を少なくすることができます。たとえば1時間に1度確認を行い、連絡が来たら無理にすぐ返信する必要はない、何時から何時までと決めておき、この時間帯以外では使ってはいけないなどの取り決めがあると安心できるでしょう。

どうしてもビジネスチャットは強制力が強くなる傾向にあるので、このようなルール作りは欠かせません。

利用目的も緊急を有するときだけ使用、特定の案件のみ使用など、目的を明確に取り決めておくことで、より使いやすくなるでしょう。場合によっては使う人を制限するというルールを導入することもおすすめです。たとえば課長以上の人のみ利用できる、特定の部署に所属している人のみが利用できるなどになります。

利用時にはマナーを守るう

個人に対して注意をする文章、叱責するような文章を書いてしまうと、共有している人全てに内容が伝わってしまいます。このようなことが原因でストレスになる場合や、最悪会社を辞めていかれてしまうという事態になる可能性もないわけではありません。

利用する会社の体制によって、マナーやルールは異なるでしょうが、仕事で使う以上は必ず取り決めておくべきことなのです。