メールは時代遅れ？

インターネットや電子メールが普及する前まで、企業のコミュニケーション手段といえば、FAXや電話、紙の書類などが主流でした。社内コミュニケーションでも、対面や電話といった手段がほとんどで、今となっては考えられないほどアナログな方法であらゆるコミュニケーションが成り立っていました。そうした状況は、電子メールの登場とその爆発的な利用拡大によって一変します。

メールは定番のコミュニケーションツールですが、ビジネスでの利用を考えた時に決して効率が良いとは言えません。多人数でのやり取りが難しいのがメールのデメリットです。

メールだと一人ひとりに送信する手間がかかり情報共有には効率が悪いです。

ビジネスチャットで円滑コミュニケーションを

ビジネスチャットは、チャット、テレビ会議、音声通話、ファイル共有、タスク管理などの機能を備え、チームの情報共有やメッセージ交換をサポートしている点が便利です。

ビジネスチャットは双方向の情報交換も可能なので、他の人がどんな意見を持っているのか分かりやすいです。

グループチャットは情報共有にも使えるのがメリットです。重要な情報から軽い情報までグループチャットに投稿すれば、チーム内での情報共有が可能です。

また、社内のプロジェクトチームなど、複数のメンバーにメールを送る場合、CC操作の手間や送信漏れがないか確認が必要だが、プロジェクトチームでチャットのグループを設ければ、簡単にチームのメンバー全員にメッセージを伝えられ、仕事の進め方を効率化でき、生産性の向上につなげられます。

おすすめのツールは？

ビジネスチャットとして人気も高く、実際に使われていることも多いのはチャットワークとスラックの2つとなりますが、これらはデスクトップとモバイルの連携という点で比較してもおすすめとなります。 いずれのツールにもアプリがあり、これはモバイルではもちろん、デスクトップでも使えます。 アプリをデスクトップで使うようにすると、そのPCを立ち上げたときに自動でアプリが起動するように設定できる場合があります。

そうしておくと自分の職場のPCを起動したら自動でビジネスチャットも起動し、自分のもとに届いている各種連絡がすぐチェックできるのです。 アプリで利用しておくと、プッシュ通知も来ますから、新着のチャットが来たときにすぐチェックできることも多いです。 そしてもちろんスマホにもアプリを入れておけば出先でも自分の管理画面をチェックできますから、自分のもとに届いている連絡をすぐに確認できますよ。