大手企業の同僚は、オフィスの壁や仕切りのない開いた部屋で、お互いの近くのコンピュータスクリーンに静かに打ち込みます。

時折笑うことはありますが、誰も話していません。彼らはほとんどもっぱらビジネスチャットを通して互いに通信しています。

多くのビジネスマンは、電話や電子メールよりもテキストベースのビジネスチャットを選択しています。彼らは、リモートで作業しているパートナー、サプライヤ、同僚からリアルタイムの情報を取得することにおいて、その即時性と効率性を好んでいます。

ビジネスチャットは​​、多くの人にとって、これは電子メールの問題やその他の緊急事態の回避策として役立ちます。

そうは言っても、ビジネスチャットは、多くの小売業者、独立系の専門家、その他に比べて、チームで、またはプロジェクトで働く企業に利益をもたらすでしょう。それは、ビジネスチャットがコラボレーションを強化するが、新しい関係を開くことには向いていないためです。ただし、時間とコストを節約する機会以外に、その使用にはリスクと欠点があります。

ツール利用状況の把握

あなたが経営者であるならば、あなたの従業員はあなたが例えば顧客またはビジネスパートナーと通信するための適切な手段として、ビジネスチャットを使うかどうかを把握する必要があります。あなたはこれが重要であるとは思わないかもしれません(公に取引されているソフトウェア会社について不正確な噂を広めるためにビジネスチャットを使って大騒動を引き起こしたヘッジファンドマネジャーについての話を知らない限り)。

機密情報をやり取りするためにビジネスチャットを使用しないでください

あなたの会社が株式、財政、医学または法律に関して専門的なアドバイスを提供するビジネスをしているならば、ビジネスチャット利用は賢明でない可能性があります。

ビジネスチャットは、プロジェクトのステータス、会議の開催時間、または居場所に関する簡単な情報など、機密情報を含まないコミュニケーションに適しています。

私的利用は許可しないでください

私的利用がされないよう、メッセージログを管理者が閲覧出来るかどうか選定する際にチェックしてください。

セキュリティリスクに注意

ほとんどのビジネスチャットサービスでは、メッセージと一緒にファイルを転送できます。ウイルスを含むビジネスチャットファイルの添付ファイルは電子メールの添付ファイルよりもファイアウォールを通過しやすい場合があります。

ファイル転送を制限できる ビジネスチャットサービスを利用するのも良いでしょう。

個人情報・機密情報はビジネスチャットで共有しない

たとえあなたがビジネスチャットツールに最大限の信頼を持っていたとしても、個人情報などのファイルはアップロードしないでください。クラウド上で個人情報・機密情報を気軽にアップロードしていると、想定外のリスクがあります。