ビジネスチャットで仕事を効率アップするには？

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ビジネスチャットを導入するメリットはなんといっても効率アップです。

メールや電話という従来型のコミュニケーションツールと比較しながら、そのメリットを考えていきたいが、実際にチャットを業務に利用するユーザーの多くが口を揃えるのは、「メールとはスピードが全然違う」ということです。

仕事は生産性や効率が大事で、同じ成果をなるべく少ない負担や短い時間でできた方がいいですよね。そのために役立つのがビジネスチャットですが、効率よく使うためにもコツがあります。

ルールを決めて効率アップ

モバイルの普及に伴いチャットアプリを日常的に使っている方も最近は増えていますが、ビジネスチャットでは主に会社内のチームでコミュニケーションを取ります。

ルールを決めていないと、人によってチャットの使い方がバラバラでメンバー間での行き違いや摩擦の原因となりかねません。

決めておきたいルールは、たとえば挨拶の必要性や連絡する時間帯などです。
ビジネスでも挨拶は非常に大事ですから、特にルールを決めていないと挨拶を必ず入れるようにする方も出てきます。

それは決して悪いことではありませんが、ビジネスチャットを使って効率を上げたいなら必ずしもいいこととは限りません。

社内メンバーとのやりとりでは不要な挨拶を極力入れないなどルールを統一しておくと、スムーズなコミュニケーションが取れます。

スムーズなコミュニケーションが売りのビジネスチャットですから、連絡が来たらいつでも返信しようと思えばできます。

しかしそれでは業務時間外も仕事の連絡に応じることにもなりがちです。
そうなるとビジネスチャットを敬遠する方たちも出てきますから、業務時間外は連絡をしない、したとしても返信は次の業務開始後でOKなど決めておくと安心して多くの方が積極的に使用するようになり、効率も上がります。

リモートワーカーや時差勤務者がいる職場でチャットツールを導入すると、電話やメールよりもスムーズに会話のキャッチボールができますし、ほとんどのツールにはスマートフォンアプリがあるので、どこにいても必要なときにすぐ利用できます。

ビジネスチャットは、メールと比べてメッセージが即時的に届くためテキストでありながらリアルタイムでやり取りできるのがメリットです。

例えば、メールの場合、送信の際にメールアドレス・件名・本文を入力する必要があります。一方で、ビジネスチャットは登録されているメンバーやグループ名を選択してメッセージを入力して送信するだけで完了します。

メールでかしこまって連絡するほどでもないもののテキストで共有したいときに便利です。

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